Quanto custa a contabilidade de uma clínica ou médico

O valor da contabilidade de uma clínica ou de um médico não tem tabela oficial: os honorários são livremente combinados entre o escritório e o cliente e precisam constar de um contrato escrito, como exige a Resolução CFC nº 1.590/2020. O que define o preço é o volume e a complexidade do trabalho: o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), o número de funcionários na folha, a quantidade de notas fiscais e lançamentos, o número de sócios e de unidades, a apuração segregada exigida pela equiparação hospitalar, o volume de convênios a conciliar e os serviços extras, como BPO financeiro, imposto de renda dos sócios e planejamento tributário. Um consultório de um médico só, no Simples, sem funcionários, tem um escopo muito menor do que uma clínica com 20 colaboradores, três sócios, Lucro Presumido e equiparação. Por isso, a pergunta mais útil não é "quanto custa", e sim "o que está incluído e quanto isso economiza".

Este artigo explica cada fator que mexe no preço, o que precisa estar no contrato e como comparar propostas de forma justa.

Por que não existe um preço único

A contabilidade é um serviço por escopo. Duas clínicas com o mesmo faturamento podem gerar trabalhos muito diferentes: uma emite 40 notas por mês para particulares, outra fatura 1.500 guias de convênio com glosas; uma tem dois funcionários, outra tem plantões, escalas e horas extras. Entidades da classe contábil publicam tabelas referenciais de honorários, mas elas são de uso facultativo e não refletem as particularidades da área da saúde.

O que existe de obrigatório é a forma: a Resolução CFC nº 1.590/2020 determina que o profissional da contabilidade formalize a prestação de serviços por contrato escrito, com a descrição dos serviços, os honorários, os prazos e as responsabilidades de cada parte.

Os fatores que definem o valor

1. Regime tributário

É o fator que mais muda a quantidade de obrigações.

No Lucro Presumido, a escrituração contábil completa também é o que permite distribuir lucros isentos acima da base presumida. Pela norma da ECD (IN RFB 2.003/2021), a empresa do Presumido que distribui lucros sem imposto acima desse limite fica obrigada à escrituração digital. Com a tributação de dividendos da Lei 15.270/2025, uma contabilidade completa e confiável ficou ainda mais importante para o médico sócio.

2. Número de funcionários

Cada colaborador gera folha mensal, eSocial, FGTS, férias, 13º, rescisões, controle de jornada e, na saúde, particularidades como plantões, adicional de insalubridade e escalas de enfermagem. O número de pessoas na folha é um dos critérios mais usados para precificar o departamento pessoal. Pró-labore dos sócios e médicos contratados como autônomos também entram nessa conta.

3. Volume de notas e lançamentos

Quanto mais notas emitidas e recebidas, pagamentos e recebimentos, mais lançamentos contábeis. Na saúde, o volume sobe com:

• faturamento de convênios, com lotes, glosas e recursos;
• pacotes cirúrgicos que precisam ser abertos por item;
• repasses a médicos parceiros e a hospitais;
• várias contas bancárias e maquininhas de cartão.

4. Número de sócios e de unidades

Cada sócio tem pró-labore, distribuição de lucros e, muitas vezes, declaração de imposto de renda própria. Cada filial tem inscrição municipal, licença sanitária, ISS e, em alguns casos, apurações separadas.

5. Equiparação hospitalar e segregação de receitas

A equiparação exige que a contabilidade aplique 8% e 12% só sobre a receita de serviços hospitalares, mantendo 32% sobre as consultas. Isso pede um processo mensal: conferência das notas por tipo de serviço, relatório de receita por natureza, memória de cálculo trimestral e guarda das licenças e contratos que provam os requisitos. É um trabalho a mais, mas, numa clínica de R$ 100 mil por mês toda em procedimentos e exames, a diferença de IRPJ e CSLL chega a cerca de R$ 6.600 por mês, como mostramos em quanto uma clínica economiza com a equiparação hospitalar.

6. BPO financeiro

O BPO financeiro é a terceirização da rotina financeira: contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de boletos e notas, conciliação de convênios e de cartões, relatórios gerenciais. Ele não é obrigatório, mas muda bastante o preço, porque o escritório passa a operar o financeiro da clínica, e não só a registrar o que aconteceu. Conheça o nosso BPO financeiro.

7. Serviços eventuais

Alguns serviços costumam ser cobrados à parte, conforme o contrato:

• abertura de empresa, alterações contratuais e conversão em sociedade empresária;
• declaração de imposto de renda dos sócios;
• levantamento para restituição de tributos pagos a mais;
• atendimento a fiscalizações e intimações;
• planejamento tributário anual e simulações de regime;
• 13º honorário, que muitos escritórios cobram pelo trabalho extra de fim de ano.

O que precisa estar no contrato

Para comparar propostas e evitar surpresas, o contrato deve deixar claro:

As regras de encerramento também seguem a Resolução CFC nº 1.590/2020, com distrato e devolução de livros e arquivos. Explicamos essa parte em como trocar de contador da clínica médica sem perder benefícios.

Como comparar propostas de forma justa

Uma proposta mais barata pode sair mais cara. Para comparar, coloque lado a lado:

1. O escopo. Duas propostas com valores diferentes podem estar cotando serviços diferentes.
2. A experiência na saúde. Quantas clínicas o escritório atende? Já aplica a equiparação hospitalar? Sabe a diferença entre natureza jurídica 206-2 e 224-0?
3. O que o escritório entrega além das guias. Relatórios gerenciais, simulação de regime antes de janeiro, revisão do Fator R.
4. O custo de um erro. Uma clínica que paga IRPJ e CSLL sobre 32% de tudo, quando poderia usar 8% e 12% em parte da receita, perde em um mês mais do que a diferença entre duas mensalidades.
5. O valor do passado. Um bom diagnóstico de entrada pode encontrar imposto pago a mais nos últimos cinco anos, com correção pela Selic.

Um raciocínio simples

Em vez de olhar só a mensalidade, pense no custo total: honorários mais tributos pagos. Uma contabilidade que cobra um pouco mais, mas compara regimes todo ano, ajusta o Fator R e aplica a equiparação corretamente, tende a deixar o custo total menor. O contrário também acontece: uma mensalidade baixa com escopo mínimo pode esconder imposto pago a mais.

Médico pessoa física também precisa de contador?

Não é obrigatório, mas ajuda. O médico autônomo precisa apurar o carnê-leão todo mês, escriturar o livro-caixa e fazer a declaração anual. Erros no livro-caixa ou divergências com os recibos do Receita Saúde estão entre as causas mais comuns de malha fina. O escopo é bem menor que o de uma empresa, e o valor costuma acompanhar isso. Para saber se já é hora de abrir CNPJ, veja médico PJ ou pessoa física.

Sinais de que você paga pouco e ganha menos ainda

• ninguém nunca comparou Simples e Lucro Presumido com os números da clínica;
• as notas saem todas como "serviços médicos", sem separar consulta de procedimento;
• o Fator R nunca foi calculado;
• a clínica faz procedimentos e exames e paga IRPJ e CSLL sobre 32% de toda a receita;
• você só fala com o contador quando chega uma guia;
• não houve conversa sobre a tributação de dividendos de 2026 nem sobre a CBS de 2027.

Erros comuns na contratação

1. Escolher só pelo preço, sem comparar o escopo.
2. Não ter contrato escrito, o que deixa dúvidas sobre o que está incluído.
3. Não perguntar sobre limites de funcionários e notas, e ser surpreendido com reajuste quando a clínica cresce.
4. Contratar escritório sem experiência em saúde e perder benefícios específicos, como a equiparação hospitalar.
5. Esquecer o imposto de renda dos sócios, que muitas vezes é cobrado à parte.

Perguntas frequentes

Quanto custa a contabilidade de uma clínica médica?

Não há tabela oficial. O valor depende do regime tributário, do número de funcionários, do volume de notas e lançamentos, do número de sócios e unidades, da apuração da equiparação hospitalar e de serviços extras como BPO financeiro. O ideal é pedir propostas com o escopo detalhado e comparar item a item.

Existe tabela de honorários contábeis?

Entidades da classe publicam tabelas referenciais, mas o uso é facultativo. Os honorários são negociados livremente e devem constar de contrato escrito, como exige a Resolução CFC nº 1.590/2020.

Contabilidade para Lucro Presumido é mais cara que para Simples?

Em geral, sim, porque o Presumido tem mais obrigações: apuração trimestral de IRPJ e CSLL, PIS e Cofins separados, declarações próprias e, muitas vezes, escrituração contábil completa. Com equiparação hospitalar, há ainda a segregação de receitas.

O que é BPO financeiro na clínica?

É a terceirização da rotina financeira, como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, de cartões e de convênios e relatórios gerenciais. Não é obrigatório e costuma ser contratado à parte da contabilidade.

O imposto de renda dos sócios está incluído na mensalidade?

Depende do contrato. Muitos escritórios cobram a declaração dos sócios à parte. Pergunte antes de assinar e deixe isso escrito.

Vale a pena pagar mais por um contador especializado em saúde?

Quando a especialização se traduz em economia, sim. Comparar regimes, ajustar o Fator R e aplicar a equiparação hospitalar costumam gerar uma diferença de imposto bem maior do que a diferença de honorários.

Peça uma proposta com o escopo na mesa

A NTW Doctor Maringá não trabalha com preço de prateleira: primeiro entendemos a estrutura da clínica, o regime, a equipe e o faturamento, e depois apresentamos uma proposta com o escopo detalhado e a estimativa do que a contabilidade pode economizar. Se você está pensando em mudar de escritório, veja como funciona a nossa troca de contador na área da saúde e chame a nossa equipe no WhatsApp.