Quando vale a pena mudar de contador da clínica
Trocar de contabilidade é um direito da clínica e, bem planejada, é uma transição tranquila. Alguns sinais indicam que a mudança merece ser avaliada:
- a clínica faz exames e procedimentos e paga IRPJ e CSLL sobre 32% de toda a receita, sem que ninguém tenha analisado a equiparação hospitalar;
- as notas fiscais saem todas como "serviços médicos", sem separar consulta e procedimento;
- ninguém calculou o Fator R, e a clínica está no Anexo V do Simples;
- o regime não é comparado com outras opções há anos;
- você não sabe dizer se a sua empresa é sociedade simples ou empresária;
- as guias chegam em cima do prazo ou com erros;
- não houve conversa sobre a reforma tributária e a CBS de 2027, nem sobre as regras de 2026 para lucros e dividendos.
O passo a passo detalhado, com tudo o que pedir ao contador atual, está no artigo como trocar de contador da clínica médica sem perder benefícios. Aqui explicamos como a NTW Doctor conduz essa migração.
Como funciona a migração com a NTW Doctor
Diagnóstico antes da troca
Antes de qualquer comunicação ao escritório atual, analisamos a situação da clínica: regime, natureza jurídica, Fator R, uso ou não da equiparação hospitalar, folha e pendências como parcelamentos e pedidos de compensação. Assim você decide com informação, e nós chegamos sabendo o que precisa de atenção.
Data de corte
IRPJ e CSLL no Lucro Presumido são apurados por trimestre. Por isso, sempre que possível, a troca é feita na virada de um trimestre, e o melhor momento é a virada do ano, quando o regime de 2027 pode ser definido desde o início. A troca no meio do ano também é possível, desde que fique claro quem fecha cada período.
Comunicação e distrato
A comunicação ao contador atual é feita pela clínica, respeitando o aviso previsto no contrato. O ideal é formalizar um distrato com a lista de obrigações de cada escritório por competência. Pela Resolução CFC 1.590/2020, o profissional que sai deve devolver livros, documentos e arquivos e comunicar ao novo responsável técnico os fatos relevantes.
Recebimento do histórico
A nossa equipe cuida do contato com o contador anterior para solicitar o histórico contábil, as declarações com recibos de entrega e as memórias de cálculo. Conferimos o que foi recebido e apontamos o que estiver faltando.
Primeiro fechamento
No primeiro mês ou trimestre, confrontamos os saldos recebidos com a apuração nova. É aqui que aparecem inconsistências antigas, que tratamos com você antes de seguirem para o próximo período.
O que pedimos de você
Para começar, precisamos de poucas coisas da clínica. O restante solicitamos ao escritório anterior.
| Item | Para que serve |
|---|---|
| Contrato social e alterações, cartão CNPJ | Confirmar natureza jurídica, sócios e objeto social |
| Contrato com o contador atual | Verificar aviso prévio e condições de saída |
| Certificado digital da empresa ou procuração eletrônica no e-CAC | Acessar a situação fiscal federal |
| Acesso ao sistema de nota fiscal da prefeitura | Emitir notas e conferir o ISS |
| Licença sanitária vigente | Conferir o enquadramento na equiparação hospitalar |
| Relação de funcionários e pró-labore | Assumir a folha e o eSocial |
| Parcelamentos, intimações e processos em andamento | Não deixar nenhum prazo correr sem acompanhamento |
Na transição, também orientamos a revogar a procuração eletrônica do escritório antigo e a trocar as senhas de prefeitura e sistemas que estavam com ele.
O que conferimos na entrada
Uma troca de contador é a melhor hora para revisar o que a contabilidade anterior pode ter deixado passar. Na entrada, conferimos:
- Regime tributário. Se Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real é o mais adequado para o próximo ano.
- Equiparação hospitalar. Se a clínica tem direito e, se já usa, se a apuração está correta. O serviço está detalhado em assessoria em equiparação hospitalar.
- Natureza jurídica. Sociedade simples, código 224-0 no cartão CNPJ, fica fora da equiparação; sociedade empresária, 206-2, pode usar. Explicamos em natureza jurídica 224-0 e 206-2.
- Fator R e pró-labore. Se um ajuste tira a clínica do Anexo V.
- Imposto pago a mais. Se houve recolhimento sobre 32% em períodos em que a clínica já cumpria os requisitos. O art. 168 do Código Tributário Nacional dá cinco anos, contados de cada pagamento, para recuperar esse valor, como mostramos em restituição da equiparação hospitalar.
Prazo e custo da transição
O prazo da migração depende da data de corte escolhida e da rapidez com que o escritório anterior entrega a documentação, que costuma ser o ponto mais lento. Por isso começamos o diagnóstico com antecedência e acompanhamos cada pendência até o fechamento.
As condições comerciais da contabilidade, incluindo a transição, são apresentadas depois do diagnóstico, de acordo com o porte da clínica, o número de sócios e a complexidade da operação.
Para quem é
- Clínicas médicas, odontológicas, de imagem, laboratórios, fisioterapia e psicologia.
- Médicos com empresa que prestam serviço a hospitais, operadoras e cooperativas.
- Profissionais que atendem como pessoa física e querem avaliar a abertura de empresa, assunto da página de contabilidade para médicos.
A NTW Doctor Maringá fica na Av. Pedro Taques, 914, Zona 07, em Maringá, e atende clínicas de todo o Brasil de forma remota. Faz parte da rede NTW, com mais de 30 anos de mercado, mais de 250 unidades, certificação ISO 9001 e o selo NTW Prime. Veja tudo o que fazemos em contabilidade na área da saúde.
